Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

dokumentyCzęsto pracownicy korzystający ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pytają czy nie można uprościć związanych z tym formalności. Skąd oświadczenia, zaświadczenia, wnioski, tabele, limity?
Poniżej kilka zasad, jakimi muszą kierować się związki zawodowe i pracodawca przy tworzeniu regulaminu zfśs.

zobaczUstawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Przez działalność socjalną należy rozumieć wyłącznie usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Jest to zamknięty katalog świadczeń.
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, tryb reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349).

– Fundusz tworzy jedną „masę majątkową” bez podziału na poszczególne części na pracowników.

Regulamin funduszu ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, jeśli w zakładzie działa więcej niż jedna organizacja związkowa, pracodawca musi uzgodnić treść regulaminu ze wszystkimi tymi związkami zawodowymi.
W przypadku gdy treść regulaminu nie zostanie uzgodniona, przepis art. 30 ustawy z dnia 23 maja 1991. o związkach zawodowych*, dopuszcza możliwość podjęcia samodzielnej decyzji przez pracodawcę w tym zakresie. Pracodawca zanim to uczyni rozpatruje odrębne stanowiska organizacji związkowych. W sytuacji, gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, treść regulaminu jest ustalana z przedstawicielem załogi – pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

*(Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania, regulaminów nagród i premiowania, regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, planu urlopów lub regulaminu pracy, okresu rozliczeniowego, o którym mowa w art. 135 § 2 i 3 Kodeksu pracy, wykazu prac, o którym mowa w art. 1517 § 4 Kodeksu pracy lub indywidualnego rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 8 ust. 2–4 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 oraz z 2013 r. poz. 567), organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.)

– Osobami uprawnionymi do korzystania  z zasobów ZFŚS są:
• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści, byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym przyznano w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

– Przyznanie świadczenia z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, oznacza to, że świadczenie musi być przyznane uprawnionym w różnych wysokościach.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00) wyraził pogląd, że:
„Pracodawca, administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. „
Przyjęcie tzw. kryterium socjalnego, prowadzi do wniosku, że wykluczone jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady „każdemu po równo”.

– Do przyznania świadczenia niezbędne jest ustalenie dochodu osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w tym celu uwzględnia się wszystkie dochody rodziny, w tym wynagrodzenie współmałżonka, dodatkowe źródła dochodu pracownika u innych pracodawców, alimenty, świadczenia z ubezpieczenia społecznego, zasiłek dla bezrobotnych itp. Zsumowane dochody należy podzielić przez liczbę członków rodziny, co przedstawi sytuację finansową uprawnionego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r., (sygn. akt I PKN 267/01, opubl. w OSNP 2004/6/99) stwierdził, że:
„Pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika (art. 23 k.c., art. 47 i art. 51 ust. 1 i 2 Konstytucji), zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy.”
Należy zaznaczyć, że kwestie te muszą być ujęte w regulaminie funduszu socjalnego. Pracownik, składając wniosek o przyznanie świadczenia, zgadza się jednocześnie na podporządkowanie temu trybowi – przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na zapisy regulaminu mówiące o sposobie oświadczania, dokumentowania bądź potwierdzania sytuacji materialnej rodziny.

– Nieprawidłowe jest przyznawanie świadczeń ze względu na ogólny lub zakładowy staż pracy lub ze względu na rodzaj umowy o pracę.
Jak podkreśla SN, wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego jest niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (wyrok Sądu Najwyższego z 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182).

– Przyznanie każdego świadczenia z funduszu następuje zawsze na wniosek pracownika lub innej osoby uprawnionej.
Pracodawca nie może przyznać świadczenia bez wniosku pracownika z własnej inicjatywy.

Wśród najczęściej występujących nieprawidłowości wydatkowania funduszu należy wymienić finansowanie z Funduszu: inwestycji socjalnych, zakup środków trwałych, kosztów prowadzenia przyzakładowego żywienia zbiorowego (zakładowych barów, stołówek), koszty utrzymania zakładowej służby zdrowia, szczepień ochronnych, ubezpieczeń emerytalnych i na życie, dojazdów do pracy, wydatków związanych z obchodami jubileuszy zakładowych, świąt, szkoleń i innych wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników.